Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 15.12.2025/Pykälä 321

Kaupunginhallitus 15.12.2025 § 321      

1245/07.01.06/2025    

 

Valmistelija Tiedonhallinnan asiantuntija Enni Lamppu:

Tiedonhallintayksikössä, kuten Naantalin kaupungissa, on ylläpidettävä

sen toimintaympäristön tiedonhallintaa määrittelevää ja kuvaavaa

tiedonhallintamallia. Tiedonhallintamallia ylläpidetään palvelujen,

asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja

toteuttamiseksi, tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten

toteuttamiseksi, moninkertaisen tietojen keruun vähentämiseksi,

tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuden toteuttamiseksi

sekä tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi.

Kaupunginjohtaja on päätöksellään 13.11.2019 § 82 asettanut

tiedonhallinnan ohjausryhmän, jonka tehtävänä on koordinoida

tiedonhallintalain edellyttämiä suunnittelu- ja kuvausvelvoitteita, kuten

tiedonhallintamallin laatimista.

Naantalin kaupungin tiedonhallintamallin ensimmäinen versio hyväksyttiin

kaupunginjohtajan päätöksellä 93/2022, 24.11.2022. Tämän jälkeen mallia

on jatkokehitetty, työstetty ja päivitetty Digiturvamalli-järjestelmässä.

Kuvauksen ylläpitoon on osallistunut merkittävä määrä kaupungin

työntekijöitä eri toimialoilta. Osa päivitystyöstä on tapahtunut vuosittaisten

automaattihälytysten yhteydessä, joiden perusteella prosessien,

varantojen ja tehtävien vastuuhenkilöt ovat tarkastaneet kuvausta. Lisäksi

ylläpitotyön tueksi tiedonhallinnan henkilökunta on pitänyt koulutuksia, työpajoja ja kahdenkeskisiä seurantapalavereja.

Tiedonhallintamallin ensimmäistä versiota on täydennetty seuraavissa versioissa muun muassa tietojärjestelmien välisillä liitoksilla (integraatiot), digiturvalainsäädännön vaatimuksilla ja arkistonmuodostussuunnitelmaa kuvaavilla tiedoilla. Lisäksi tietosuojan osalta tiedonhallintamalliin on sisällytetty tietosuojalainsäädännön vaatimat vaikutustenarvioinnit sekä tietosuojan tasapainotestit.

Tiedonhallintamalli on kuvaus ja määräys organisaation toiminnasta,

toiminnassa käsiteltävistä tiedoista, näiden tietojen säilyttämiseen ja

hävittämiseen liittyvistä toimintatavoista sekä tietoturvallisuustoimenpiteistä.

  Tiedonhallintamallilla täytetään jo aiemmin voimassa olleita

kuvausvelvoitteita, kuten julkisuuslainsäädännön edellyttämät

tietojärjestelmäselosteet sekä tietosuoja-asetuksen edellyttämät kuvaukset

henkilötietojen käsittelytoimenpiteistä. Tiedonhallintamallin tietoja

hyödynnetään asiakirjajulkisuuskuvauksen ja tietosuojaselosteiden

tuottamisessa verkkosivuille sekä kaupungin toiminnan ohjaamisessa ja

kehittämisessä. Sen avulla saadaan kokonaiskuva kaupungin

tiedonhallinnasta, eli tietosuojasta, tietoturvasta, asiakirjahallinnosta ja

arkistoinnista.

  Tiedonhallintamallin pääosa on Digiturvamalli-järjestelmässä, jota

täydentävät tietojärjestelmäkartassa olevat tietojärjestelmiä koskevat

tiedot.
 

Liite 1, KH 15.12.2025

Naantalin kaupungin tiedonhallintamalli 4.12.2025 (versio 18).

Tiedonhallinnan asiantuntija Enni Lamppu on kokouksessa asiantuntijana.

Ratkaisuvalta Hallintosääntö 63 §

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus hyväksyy liitteenä 1 olevan tiedonhallintamallin 4.12.2025, (versio 18). Tiedonhallinnan asiantuntijalle myönnetään lupa tarpeellisten muutosten tekemiseen tiedonhallintamalliin.

Kokouskäsittely Merkittiin, että tiedonhallinnan asiantuntija Enni Lamppu oli läsnä asiantuntijana tämän asian käsittelyn ajan.

Päätös Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.