Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 01.06.2026/Pykälä 182

Kaupunginhallitus 01.06.2026 § 182      

911/02.08.00/2025    

 

Valmistelija Henkilöstöpäällikkö Irmeli Niittymäki

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on Naantalin kaupungille palkka- ja HR-järjestelmä, joka sisältää myös matkahallintaosion. Järjestelmä hankitaan SaaS- palveluna ja siihen sisältyvät käyttöönotto sekä käytön tuki. Järjestelmän tulee tukea kunta-alan virka- ja työehtosopimuksia (KVTES, OVTES, TS ja TTES) sekä mahdollistaa palvelussuhteen elinkaaren hallinnan, palkanmaksun prosessit sekä sisältää kattava raportointi. Hankittava järjestelmä toimii henkilöstöön liittyvien perus- ja palvelussuhdetietojen ensisijaisena master data – lähteenä muihin kaupungin järjestelmiin ja tämän takia järjestelmän tulee olla integroitavissa Naantalin kaupungin tällä hetkellä käytössä oleviin järjestelmiin.

2026 talousarvion investointiosassa hankinnalle on varattu rahoitus kuluvalle vuodelle ja talousarvioon 2027 varataan rahoitus käyttöönotolle.

Tarjouskilpailu

Palkka- ja HR- järjestelmän hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 24.2.2026 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 24.3.2026. Määräaikaan mennessä saapui kaksi (2) tarjousta:

CGI Suomi Oy

Finago HR Solutions Oy

Tarjousten avauspöytäkirja on liitteenä.

Liite 1, KH 1.6.2026

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnön kohdassa Soveltuvuusvaatimukset on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet. Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimuksissa on asetettu hankittaville palveluille kriteerit, jotka tarjottavien palveluiden on pitänyt täyttää.

Määräajassa saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia, mutta tarjoajilta pyydettiin muutama täsmennys vaatimuksiin.

Tarjouspyynnön mukaisuus tarkistettiin molemmilta tarjoajilta.

Tarjousten valintaperusteena on tarjouspyynnön mukaan kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena käytetään hinta- ja laatuvertailua.

Hinta- ja laatupisteet on laskettu yhteen tarjouspyynnössä ilmoitettuja kriteerejä noudattaen. Vertailukriteerit on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä liitteineen.

Hinnan painoarvo oli 60 %. Tarjousten vertailuhinta saatiin laskemalla kokonaishinnan maksimispisteet kaavalla pienin annettu arvo / tarjottu arvo * maksimipisteet. Halvin vertailuhinta saa painoarvoa vastaavan määrän pisteitä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan suhteessa halvimpaan kaavalla halvin vertailuhinta / tarjoajan vertailuhinta * 48 pistettä.

Laadun painoarvo oli 40 %. Laatuvertailu suoritetaan arvioimalla pisteytettävät laatukriteerit ja vertailtavat laatukriteerit. Laatukriteereistä referenssistä maksimipisteet 4 ja muista kahdeksasta laatukriteeristä 1 piste/kriteeri. Vertailtavien kriteerien osalta arviointi kriteerikohtaisesti paremmuusjärjestykseen. Pisteitä neljästä kohdasta 0-5 pistettä.

Tarjoajien kohdittain saamat laatupisteet lasketaan lopuksi yhteen muodostaen näin laatupisteiden kokonaispistemäärän.

Laadun arvioinnissa käytettiin vertailtavien kriteerien osalta 7 henkilöstä koostuvaa arviointiryhmää. Arvioinnin lopputuloksena oli tasapisteet tarjoajien kesken. 

Referenssit: Vaatimus on vähintään kaksi (2) kunta-alan referenssiä viimeisen kolmen vuoden ajalta ja toimitus on sisältänyt tietojen migraatiota sekä integraatiota esim. taloushallinnon järjestelmään.

Kokonaishinta koostuu käyttöönotosta, perusmaksusta, versiopäivityksistä järjestelmään ja matka- ja ja ajolaskujen kustannukset.

Hankinnan sopimusluonnos on liitteenä.

Liite 2, KH 1.6.2026

Tarjouspyyntö liitteineen  sekä tarjousten vertailutaulukko ovat liitteenä.

Liitteet 3-5, KH 1.6.2026

Ratkaisuvalta Hallintosääntö § 25, kohta 1

Esittelijä Kaupunginjohtaja

Päätösehdotus Kaupunginhallitus päättää hyväksyä CGI Suomi Oy:n tarjouksen toistaiseksi. Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankinnan suurin arvioitu arvonlisäveroton arvo neljän vuoden ajalla on 288 066 euroa. Varalle valitaan Finago HR Solution Oy:n tarjous.

Kokouskäsittely Merkittiin, että henkilöstöpäällikkö Irmeli Niittymäki oli läsnä asiantuntijana asian käsittelyn ajan.

Päätös Kaupunginjohtajan ehdotus hyväksyttiin.